Home Office in der Corona Krise – Tipps und Erfahrungen

Vor drei Wochen bereits, als hierzulande Corona noch nicht wirklich ernst genommen wurde, hatten wir unsere Mitarbeiter bereits vollständig ins Homeoffice geschickt…

17. März 2020

Corona Krise - Erfahrungen und Tipps für agile Teams im Homeoffice

Vor drei Wochen bereits, als hierzulande Corona noch nicht wirklich ernst genommen wurde, hatten wir unsere Mitarbeiter bereits vollständig ins Homeoffice geschickt. Dies war sowohl zum Schutz unserer Mitarbeiter gedacht, aber auch gleichzeitig für unsere Kunden zur Sicherstellung unserer Lieferfähigkeit.

Als Nearshore Dienstleister arbeiten wir mit unseren agilen Teams an diversen Kundenprojekten in unterschiedlichen Modi, teils in Werkverträgen mit kompletten Teams, teils als Cloud-Employees in gemischten Teams, teils in diversen Mischmodellen. Natürlich sind wir als Nearshore Dienstleister remote Arbeit gewöhnt und können daher unsere Kunden mit unseren Erfahrungen gut beraten.

Hier ein paar Erfahrungen und Tipps für die Organisation von agilen Teams:

Agiles Arbeiten lebt von direkter und intensiver Team Kommunikation. Daher steht der neue Trend zum agilen Arbeiten immer etwas im Widerspruch zum ebenfalls neuen Trend von remote Teams oder Homeoffice Teams. Denn nur weil beide Trends neu und aktuell sind, bedeutet dies nicht automatisch, dass sie sich ergänzen.

Daher ist die aktuelle Situation mit der Corona Krise für viele Teams natürlich eine Herausforderung. Pairprogramming, Release on Demand, Continuous Integration- und Deployment, Sprint Plannings- und Reviews, all das sind agile Artefakte, die eine intensive und direkte Kommunikation erfordern. Und diese gilt es aufrecht zu erhalten. Das ist bei allen technischen Möglichkeiten kein Selbstgänger und muss gut organisiert werden. Genau das ist die Stunde der Scrum Master, von denen sich sicher nicht wenige in der Vergangenheit gelegentlich nach ihrer Existenzberechtigung erkundigt haben. Jetzt werden sie mehr gebraucht denn je.

Bei vollständigen Homeoffice Teams haben Kunden und Stakeholder natürlich die Befürchtung, dass die Performance der Teams erheblich leidet und die Lieferfähigkeit einbricht. Dahinter muss nicht unbedingt der Vorfurf stecken, dass die Leute zu Hause nicht arbeiten, weil sie mehr abgelenkt sind und soziale Kontrolle durch Kollegen oder Management gar nicht stattfinden kann. Viel mehr zeigt sich hier die große Abhängigkeit agilen Arbeitens von direkter und intensiver Kommunikation zwischen den Teammitgliedern bzw. ein Mix aus allem.

Gestaltung der Daily Standups für mehr Fokus und Effektivität

Als erste sichtbare Maßnahme haben wir in unseren Teams, nachdem wir sie ins Homeoffice geschickt haben, zwei Daily Standups eingeführt, eines früh um 9:00 Uhr und ein weiteres am Nachmittag um 15:00 Uhr. Damit haben wir direkte Kommunikaiton ein Stück weit institutionalisiert und in eine Routine überführt und helfen den Team Mitgliedern am gewohnten Arbeitsrhythmus von 9 to 5 besser festzuhalten. Denn nicht nur viele Unternehmen, sondern auch viele Mitarbeiter sind Homeoffice nicht gewohnt und es fällt ihnen nicht immer ganz leicht, Rhythmus und Routine beizubehalten.

Die größte Gefahr im Homeoffice ist, fokussiert zu bleiben und nicht allen Ablenkungsversuchungen zu erliegen. Immerhin ist die Homeoffice Regelung ja keine freiwillige, die nur Leute in Anspruch nehmen, die zu Hause besser arbeiten können. Es gibt auch viele – ich gehöre selbst auch dazu – die lieber im Office arbeiten, weil sie sich dort besser konzentrieren können und den Austausch mit Kollegen schätzen.

Die zwei Daily Standups sind nur ein kleiner und sichtbarer Teil des organisatorischen Rahmens. Wichtig ist vor allem, wie die Dailys inhaltlich gestaltet werden sollten. Oft sind sie ein mehr oder weniger sinnvolles Statusmeeting, wo der Scrum Master die berühmten drei Fragen stellt (Was hast Du gestern getan? Was planst Du heute zu tun? Welche Impediments?). Ich halte das nicht für zielführend, denn wenn ein Team als Team arbeiten soll, dann ist die Frage an jedes Mitglied, was er getan hat eigentlich obsolet und klingt irgendwie immer nach Kontrolle.

Wir haben in den Dailys eine andere Kultur eingeführt. Der Scrum Master ist hier nicht der Kontrolleur, der die Fragen stellt und was auch immer mit den Antworten macht, sondern der Moderator einer ganz anderen Diskussion. Wir sehen uns das Backlog an, betrachten die ersten Storys und fragen uns: „Was können wir jetzt tun, damit diese und diese Story heute geschlossen werden kann“. Wichtig dabei ist, die Zusammenarbeit im Team zu fördern. Das heißt, wir achten sehr darauf, dass wir den Fokus nicht auf die Effizienz- sondern auf die Effektivität legen. Effizient wäre, wenn gleichzeitig mit so wenig wie möglich Entwicklern, so viele Storys wie möglich implementiert werden. Das führt dann in der Tat dazu, dass jedes Teammitglied die drei Fragen beantworten muss.

Effektiv wäre, wenn ganz im Gegenteil, so viele Entwickler wie möglich (und sinnvoll) an einer Story arbeiten, damit sie früh fertig wird. Das fördert Kommunikation (erfordert sie aber auch) und ist gleichzeitig dem Commitment und der Anreicherung von Domainwissen im Team sehr zuträglich. Gerade wenn das Team remote – also jeder aus dem Homeoffice – arbeitet, ist das gemeinsame Arbeiten an einer Story viel besser, als wenn jeder für sich und isoliert an einer Story arbeitet. Das Wir-Gefühl bleibt erhalten und damit die Bindung zum Team. Und man hat dann in den zwei Dailys auch tatsächlich einiges zu besprechen und dazwischen natürlich auch. Jetzt machen die ganzen Kommunikationstechniken, die Pairprogramming auch remote ermöglichen, die Group-Chats, Videosysteme, etc. auch richtig Sinn und können sehr effektiv wirken.

Kürzere Scrum Sprints für mehr Übersichtlichkeit

Ein weiterer Teil ist die Verkürzung der Sprints. Wir haben mit der Homeoffice Regelung für alle Teams einwöchige Sprints eingeführt. Dadurch werden die Sprint-Backlogs sehr viel übersichtlicher und die Gegenstände einfach naheliegender. Auch das hilft, den Fokus auf die wesentlichen Dinge nicht zu verlieren. Dies ist gewiss eine Herausforderung für die Product Owner, denn die Storys müssen jetzt kleiner sein, aber dennoch vertikal (featureorientiert) bleiben. Denn es gilt nach wie vor, dass eine Story so klein sein muss, dass sie in einem Sprint implementiert werden kann. Sonst würden Sprints keinen Sinn mehr ergeben und man könnte auf Kanban umsteigen.

An dieser Stelle, weil es gerade passt, schon mal ein kleines vorab-Fazit. Scrum ist als Methode hervorragend geeignet, weil sie mit allen Instrumenten bestens vorbereitet ist für genau solche Situationen. Sie müssen Scrum nicht extrem customizen oder gar auf Kanban umschwenken, alles was Sie tun müssen, sind die Scrum-Instrumente zu schärfen und präzise einsetzen. Und selbst nach dem Ende der Corona Krise und der Homeoffice Zeit, könne viele Elemente einfach weiter genutzt werden.

Lesen Sie hier noch – Scrum Sprint: Warum 1 Woche effektiver ist

Kunden in den Scrum Prozess stärker einbeziehen

Als dritte Maßnahme beziehen wir noch stärker unsere Kunden in den Prozess mit ein. Sie nehmen jetzt verstärkt an den wöchentlichen Reviews direkt teil. Das stärkt gleichzeitig das Vertrauen in den Prozess bei unseren Kunden und das Wir-Gefühl nicht nur innerhalb des Teams, sondern auch zwischen Kunde und Dienstleister. Die Corona Krise ist ja auch eine Chance, das Verhältnis zwischen Kunde und Dienstleiser zu einem echten Vertrauensverhältnis wachsen zu lassen. Diese Art der Transparenz und Verbundenheit schweißt virtuelle Teams zusammen und verwischt die sonst oft starren Grenzen zwischen Kunden und Dienstleister oder zwischen Product Ownern und Dev-Teams. Das kann auch unser Partner :::output.ag von unserer Zusammenarbeit bestätigen.

Unsere Erfahrungen mit diesen wenigen aber sehr präzisen Maßnahmen sind durchweg positiv. Wir stellen kaum Performance Einbußen her. Unsere gemessene Velocity zeigte in den drei Wochen keine negativen Kurvenbewegungen. Dennoch freuen wir uns darauf, dass die Krise hoffentlich bald überwunden ist und wir uns in unserem schönen neuen Office, dass wir gerade erst zwei Wochen vor der Corona Krise bezogen hatten, alle wiedersehen.

 

Bleiben Sie gesund!

Klaus Riedel

 

Blubito Blog Autor Klaus Riedel

Der Autor

Klaus Riedel | Agile Transformer und Geschäftsführer der blubito GmbH


Als agile Coach begleitete er mit seinem Team die digitale Transformation und die Einführung von Scrum und SAFe in großen Organisationen.

Seit über 10 Jahren ist er geschäftsführender Partner der blubito GmbH, einem auf Nearshore Outsourcing spezialisiertem IT-Dienstleister.

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